【結婚式のマナー】招待状はいつ渡すのがベスト？準備スケジュールも解説
結婚式の招待状は、ゲストに出席してもらいたいという想いを伝える大切なもの。また、その他の結婚式の準備を進めるにあたっても、ゲストの参加人数を把握することはとても重要です。しかし、招待状を出すタイミングや注意点が分からない方もいるでしょう。今回は、結婚式の招待状を渡すタイミングやマナー、招待状準備のスケジュールなどを詳しく紹介します。
結婚式の招待状はいつ頃渡すもの？
結婚式の招待状について、悩みがちなのが招待状をゲストに渡すタイミングです。いつ頃渡すのがベストなのか、時期の目安と出席者の確定タイミングについて解説します。
結婚式の2ヵ月前までに渡す
結婚式の招待状を渡す目安は、結婚式当日の2～3ヵ月前です。渡すのが遅れると、招待状が届く前に招待客に別のスケジュールが入ってしまうなど、スケジュール調整が間に合わず結婚式に出席できない人が出てきてしまう可能性があります。
結婚式の1ヵ月前には出席者を確定させる
結婚式の準備を進める上で、結婚式当日の1ヵ月前までには出席者を確定させる必要があります。そのため、招待状の返信期限は、結婚式当日の1～1.5ヵ月前が一般的です。逆算して、時間の余裕をもたせた準備を心がけましょう。
結婚式の招待状を発送する前にゲストに確認すること
結婚式の招待状は、作成前に確認すべきことが複数あります。ここでは、住所確認のほか、招待状を準備し始める前にゲストに確認しておくことで、発送までがスムーズにいく項目を紹介します。
名前の漢字
招待状を書く前に、名前の漢字を改めて確認しておくことが大切です。普段は新字体を使っていたとしても、本名は旧字体を用いている場合もあるので、しっかりと確認しましょう。また、会社などでは旧姓でコミュニケーションを取っている人もいます。苗字の確認も改めて行うと良いですね。
子供の参加有無
子供がいる家庭を招待する場合には、子供の参加有無をヒアリングしておきましょう。乳児の場合、結婚式場に授乳室など子供向けサービスが充実しているかによって、参加できるか否かが異なる場合もあります。質問された際に回答ができるよう、式場スタッフに事前に確認しておくとスムーズです。
また、子供が出席する場合には年齢も確認しておきましょう。その後の準備の中で、料理の有無や席の準備などを検討する際に役立ちます。
結婚式の招待状を渡すまでのスケジュール
招待状は自分達で手作りする方法のほか、式場に依頼したり、専用業者に依頼したりする方法もあります。まずは招待状の作成方法を決めてから、準備に取りかかりましょう。ここでは、招待状を準備してゲストに渡し、返信はがきを回収するまでの全体スケジュールを順番に詳しく見ていきます。準備を行う際の参考にしてくださいね。
事前に結婚式への参加意思を確認する
ある日突然、結婚式の招待状が届いたら誰でも驚いてしまいますよね。結婚式に招待したいと思っているゲストに対しては、事前に「結婚式に参列してもらいたいので招待状を送っても良いか」を確認しましょう。
結婚式が多いシーズンに挙式する場合は、他の結婚式とかぶる可能性があるので、早めの確認がおすすめです。なお、事前に出席の意思をいただいている場合でも、招待状はきちんと送りましょう。返信はがきで氏名の漢字を最終確認できたり、アレルギーなどの情報を得たりできます。
4ヵ月前／招待客のリストを作る
招待状を渡す招待客のリストを作ります。式場や専用業者に制作を依頼する場合は、印刷の入稿フォーマットを事前に確認してからリストを作成することをおすすめします。氏名は苗字と名前で分けて表にしたほうが良いのか、住所は都道府県とそれ以外の情報を分けた方が良いのかなど、確認してからリストを作ると、その後の作業がスムーズに。
家族で招待をする場合は、家族宛に招待状を1通送ります。連名表記に気を付けながらリストを作りましょう。
また、挙式から参加する人、披露宴から参加する人によって、案内する内容が異なる場合があるので、リスト作成のタイミングで精査しておくことも大切です。
3ヵ月前／招待状を作成する
差出人や案内文章、デザインなど、招待状の細部を考えます。特に差出人が新郎新婦なのか、新郎新婦の親御様なのか、それとも両者なのかによって、案内文章のテンプレートも異なるため、まずは差出人を決めるのがおすすめです。結婚式のコンセプトを統一したい場合には、招待状のデザインから意識するとまとまりが生まれます。
宛名は毛筆または万年筆で書きましょう。宛名書きをする時間がない、もしくは字に自信がない場合は、パソコンの毛筆フォントで印刷したり、プロに筆耕を依頼したりするのも1つの方法です。
なお、手渡しの分は相手の住所は書かず、封筒の中央に宛名だけを書きます。この際、封はしません。手渡しの時に住所を書かないのは、「郵送するつもりだったものを節約のため手渡しにしている」という印象を与えるのを避けるためです。
招待客の氏名や住所などに誤りが発生しないよう、しっかり確認することが大切です。特に宛名を印刷した場合、旧字体は印刷時に文字化けしている可能性があるので重ねてチェックしてくださいね。
2ヵ月前／招待状を発送、または手渡しする
招待状が完成したら、発送前に完成した招待状に宛名のミスがないか、印刷時の汚れがついていないか最終確認を行います。挨拶や受付をお願いする人には、一言添えた「付箋」を入れることも忘れずに。
郵送する封筒には慶事用の切手を貼ります。特殊厚紙を用いた招待状、または同封物が多いと重みが増し、封筒サイズの規定料金を超えることもあるので、重さを確認してから切手を購入しましょう。なお、返信用はがきにも忘れず切手を貼ってくださいね。
1ヵ月前／返信はがきを回収する
返信はがきをチェックして最終的な招待客を把握します。もし返信がない人がいたら連絡をし、返信をお願いしましょう。
【関係性別】結婚式の招待状を渡すときのマナー
結婚式の招待状は、渡す相手との関係性によって意識すべき点が異なります。ここでは、招待状の渡し方に関するマナーを関係性別に見ていきましょう。
家族・親族
親や未婚の兄弟姉妹などには、招待状は送らないことが多いようです。既婚の兄弟姉妹は招待される側になるので招待状を送ります。ただし、親や未婚の兄弟姉妹に招待状を送ってもマナー違反ではありません。
なお、それ以外の親族には招待状を送るのがマナーです。
上司
職場の上司を招待する場合、遠方などの特殊な事情がない限りは、礼儀として招待状は手渡しするのが好ましいでしょう。役職が上の人から順に渡していきます。例えば、部長、課長、係長のような順番です。
なお、渡す時は仕事の邪魔にならないよう「少しお時間いただけないでしょうか」と伺いを立ててからにするなど、タイミングも見計らいましょう。また、結婚式で上司にスピーチを依頼する場合は、招待状が完成する前に、出席のお願いとともに依頼をするのがマナーです。
同僚
招待状は手渡しでも郵送でもOKです。同僚と言っても、全員を招待しないこともありますよね。そんな時は、招待しない同僚に角が立たないよう配慮しながら渡しましょう。職場で手渡しをする場合は、休憩時間・退社時・相手が部屋から出たタイミングで渡しに行く、などの方法が考えられます。
同僚同士で当日の結婚式に向けた相談をする可能性もあるので、他にも招待している同僚の名前を伝えるとより丁寧な印象になります。
友人
同僚と同じく、友人も手渡し・郵送のどちらでも大丈夫です。遠方の友人を招待する場合には、招待状が届いた辺りのタイミングで、会場へのアクセス方法などを電話やメールで伝えてあげるとより親切です。
また、受付や友人代表スピーチ、余興など、友人に結婚式に関する役割をお願いする場合には、招待状を送る前に打診をして了承を得ます。結婚式の3ヵ月前を目安に、できる限り早めにお願いするのが良いでしょう。
結婚式の招待状は“いつ”、“何をするか”を整理して進めよう！
結婚式の招待状を発送するのは、ゲストをおもてなしする最初の大切なステップ。招待状の準備や送付をスムーズに進めるには、確認事項をしっかりと押さえ、スケジュールを見据えて早めに取りかかることが大切です。結婚式の準備は段取り勝負。予定通り進められるよう、しっかり計画を立てて動きましょう。
